Als mensen binnen een organisatie een project of programma realiseren,  vraagt dat om visie, afstemming en een manier om de voortgang te sturen.
De Product Flow Diagram^plus, afgekort PFD⁺, helpt om de visie duidelijk te maken (“Hoe gaan we dit aanpakken?”), het biedt een proces om te komen tot een afgestemde aanpak en het is een instrument om de voortgang te sturen. Verder draait het om het tijdig en resultaatgericht inzetten van mensen. Mensen laten zich makkelijker mobiliseren als ze zich betrokken voelen. En hier begint de PFD⁺.

Hoe maak je iemand betrokken?

Om tot een PFD⁺ te komen draait het om optimaal gebruik maken van de aanwezige kennis en ervaring binnen een organisatie en het zichtbaar maken van een eventueel gebrek daaraan. Hierbij speelt een 4-tal vragen een belangrijke rol:

• Welke (tussen)producten ga jij opleveren?
• Wat zijn de afhankelijkheden hiertussen en wat zijn de andere (tussen)producten?
• Wat heb jij nodig van wie?
• Welke risico’s zie jij?

Door te focussen op de persoon, “Wat ga jij opleveren?” wordt hij/zij betrokken bij het resultaat. De antwoorden leveren een structuur op die die persoon haalbaar vindt. Je mag allerlei meningen hebben over het nut of de toegevoegde waarde ervan, maar door antwoord te vinden op bovenstaande vragen raakt de persoon vanzelf betrokken.

De afgestemde aanpak

Doorgaans wordt veel tijd gestoken in het zoeken naar afstemming in projecten. De afspraken zijn netjes gedocumenteerd in verslagen, memo’s, plaatjes of documenten. Echter: de details zijn er, het overzicht is er, maar deze zijn nooit samen gebracht, behalve in het hoofd van één of twee sleutelfiguren. Dit kan ook anders.
Door het visuele aspect van de PFD⁺, een uitgewerkt stroomdiagram, zijn zowel deelstructuren als ook knelpunten zichtbaar. Daar waar het niet goed op elkaar aansluit worden de betrokken personen bij elkaar gebracht om uiteindelijk toch tot een afgestemd geheel te komen.
Deze visualisatie levert een omvangrijke en vaak kleurrijke “praatplaat” op.
Alle benodigde details, onderlinge samenhang en verantwoordelijkheden staan er overzichtelijk in door gebruik te maken van gekleurde verantwoordelijkheidsgebieden.

Inzoomen in de details is mogelijk zonder het overzicht te verliezen. De (resterende) projectduur is eenvoudig te herleiden door de onderlinge afhankelijkheden. Het is daarmee een ideaal communicatie-instrument voor alle betrokken partijen.

Voortgang managen

Met de uitgewerkte PFD⁺ is de uitvoer van het project/programma overzichtelijk weergegeven; iedereen mag weten dat er over na is gedacht en dat het een flinke klus is.

De PFD⁺ is dus eigenlijk een statement van het projectteam: zo denken wij de gevraagde resultaten te realiseren. En omdat het geen versimpeling van de werkelijkheid is, is de PFD⁺ als product daarom een ideale basis om de voortgang te sturen.